Costeo y estimación de trabajos en una economía cambiante

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En una era de costos crecientes por la escasez de mano de obra y los desafíos de la cadena de suministro, el acceso oportuno a los datos es esencial. Las hojas de cálculo estáticas utilizadas para estimar y rastrear los costos deben reemplazarse por una gestión de datos dinámica como los sistemas de planificación de recursos empresariales que incorporan conocimientos tribales históricos con la recopilación y el análisis de datos actuales. El objetivo es generar estimaciones consistentes y ofrecer precios rentables y competitivos.

Estimar los fundamentos es importante, especialmente ahora. Numerosos factores influyen en el costo de producir piezas, y comprender los conceptos básicos de las tarifas de compra y las tarifas de venta es fundamental para determinar un precio de venta que sea competitivo y rentable.

Cómo calcular la tarifa del taller

Las tarifas de taller son los costos incurridos para la producción de piezas por hora. Para determinar las tarifas de taller, primero identifique sus tarifas de mano de obra directa por hora, sus costos generales fijos y sus costos generales variables.

Las tarifas de mano de obra directa por hora son las más fáciles de establecer. Simplemente se basan en el salario real por hora pagado a los empleados. Para determinar la tarifa de mano de obra directa por hora para cada departamento de producción, agregue la tarifa de salario por hora para cada empleado del departamento y luego divida eso por el número total de empleados. Esto le da la tarifa por hora promedio.

La mayoría de las empresas lo redondearán. Si su tarifa promedio fuera de $18.33 por hora, podría redondearla a $18.50 o $19.00. Asegúrese de calcular la tarifa de mano de obra directa por hora para cada departamento de producción, cada uno de los cuales tiene diversos grados de experiencia entre los empleados capacitados.

También podría considerar identificar una tarifa para la configuración y preparación. Algunas máquinas pueden requerir empleados con más experiencia para su configuración, pero una vez que producen el primer artículo, un empleado con menos experiencia puede ejecutar las piezas.

Incluso podría establecer tarifas de mano de obra directa por hora según el tipo de trabajo, como prototipo frente a producción o ejecución estándar frente a acelerada. Por lo general, un empleado con más experiencia producirá prototipos y un taller cobrará tarifas más altas por la producción acelerada.

Las tasas generales son más difíciles de establecer. Algunos simplemente establecen una tasa única de gastos generales para la instalación, mientras que otros desarrollan tasas para cada departamento de producción. Después de todo, los costos detrás de cada proceso (corte, doblado, desbarbado, mecanizado, soldadura o cualquier otro) pueden variar. Algunas máquinas pueden estar completamente depreciadas, mientras que otras máquinas son nuevas y recién comienzan a depreciarse o tienen un pago de arrendamiento cada mes. El consumo de energía también puede variar y algunos equipos pueden requerir más mantenimiento.

El desarrollo de tasas de gastos generales para cada departamento de producción le permite ver el costo real de ejecutar la operación y le permite ser más competitivo en sus precios. Para desarrollar tasas de gastos generales por departamento de producción debe observar los gastos generales tanto fijos como variables.

Se incurre en costos generales fijos ya sea que la instalación esté en funcionamiento o cerrada. Algunos ejemplos serían alquiler del lugar, arrendamiento de equipos, servicios públicos y depreciación. Calcularlos para toda la instalación es sencillo; determinar los costos indirectos fijos para cada departamento de producción es un poco más complejo.

FIGURA 1. El precio de venta incorpora la tasa de venta, el material y el hardware, y el procesamiento externo. En este ejemplo, la tasa de venta incluye los gastos generales de la tarifa de taller, la mano de obra directa y las ganancias, pero algunos también incorporan los gastos generales operativos que incluyen gastos como ventas, marketing, contabilidad y administración.

Con los datos de los 12 meses más recientes, puede asignar costos a cada departamento de producción en función de los pies cuadrados (alquiler, servicios públicos) o los costos del equipo (arrendamiento y/o depreciación del equipo). Una vez que tenga los costos totales asignados a cada departamento de producción, determine el costo por hora dividiendo el total por las horas productivas estimadas para los próximos 12 meses. Esto le dará los costos generales fijos por hora para cada departamento de producción.

Los costos indirectos variables están directamente relacionados con la producción de piezas que generan ingresos. Los ejemplos serían consumibles como gases de soldadura, alambre o varilla de soldadura, equipos de seguridad y mano de obra indirecta. Estos gastos varían con los aumentos o disminuciones en la producción.

Nuevamente, utilizando datos de los últimos 12 meses, puede asignar costos al departamento de producción correspondiente. Debido a que estamos en un período inflacionario, querrá aumentar estos costos totales en función de los aumentos esperados durante los próximos 12 meses. Luego, divide los costos totales de un departamento por las horas productivas estimadas para los próximos 12 meses, lo que te da los costos indirectos variables por hora para cada departamento de producción.

Las horas productivas estimadas son el tiempo que se espera que el equipo produzca piezas generadoras de ingresos. Una operación de un turno, ocho horas por día, cinco días a la semana, tiene 2080 horas trabajadas en un año. Por supuesto, los empleados no trabajan 2080 horas. Toman descansos, según lo exige la ley, se van de vacaciones y de baja por enfermedad, y tienen vacaciones de empresa. Y a veces un empleado está ausente, sin dejar a nadie disponible para operar una máquina. Además, es posible que algunos departamentos no se utilicen por completo en el transcurso de 12 meses.

Una vez que determine el porcentaje de tiempo que un departamento será productivo, multiplique ese porcentaje por las 2,080 horas (o más, si tiene varios turnos) para determinar las horas productivas estimadas para ese departamento. Entonces, un departamento que trabaja el 80% del tiempo tendría 1,664 horas productivas estimadas al año (2,080 × 0.80).

Para los departamentos de producción con múltiples máquinas, las horas productivas estimadas incorporarían la suma total de todas ellas. Supongamos que tiene tres láseres en su departamento de corte y las horas productivas estimadas para cada uno son 1,664. Entonces, el total de horas productivas por año para el departamento sería 1,664 × 3, o 4,992 horas.

Ahora que ha determinado la tarifa de mano de obra directa por hora, los costos generales fijos por hora y los costos generales variables por hora, puede sumarlos para calcular la tarifa de taller por hora para cada departamento de producción.

Tasa de venta y precio de venta

La tasa de venta de cada departamento de producción ayuda a determinar el precio por el tiempo de producción de las piezas. En realidad, la tasa de venta es una función de lo que soportará el mercado. Con base en la tasa de venta del mercado para cada departamento de producción, puede determinar la ganancia usando las tasas de la tienda que calculó previamente.

Para cada área de producción, la ganancia estimada sería la tasa de venta del mercado menos la tasa de compra. El precio de venta es el precio al que la empresa está dispuesta a producir y entregar piezas. Incluye la tarifa de venta más el costo de los materiales y el procesamiento externo (ver Figura 1).

Algunas operaciones quieren que todos los costos se absorban por completo para fines de estimación. En estos casos, dan estimaciones que incorporan los costos generales operativos. Estos costos no inventariables incluyen gastos que no generan ingresos, como ventas, marketing, administración y contabilidad.

FIGURA 2. Las cotizaciones que incorporan numerosas variables suelen lograr una mayor precisión, con una menor variación entre los tiempos reales y estimados.

Para determinar el costo general operativo por hora, nuevamente utilizaría los datos de costos de los 12 meses más recientes para estas áreas y dividiría el total por el total de horas productivas estimadas para todos los departamentos de producción. Agregue el costo general operativo por hora al precio de venta y obtendrá el precio de venta total.

Desarrollar tiempos estimados

Identificar y calcular la tasa de venta para un departamento de producción es solo un componente para proporcionar una estimación. Una pieza más crítica es el tiempo estimado que llevará producir la pieza. Las variables incluyen el tipo de material, el grosor del material, el tamaño de la pieza, la geometría interna, el hardware, la cantidad y el tipo de dobleces, el acabado de la pieza y cualquier otra variable de procesamiento que afecte el tiempo necesario para completar un trabajo.

Así como desarrolló tarifas por hora para cada departamento de producción, también puede desarrollar fórmulas estándar que incorporen estas variables para estimar el tiempo requerido. El uso de fórmulas estándar junto con su tasa de venta producirá estimaciones consistentes independientemente del estimador. Por ejemplo, una fórmula de doblado podría incorporar no solo el número de dobleces de una pieza en particular, sino también el número de vueltas de la pieza, teniendo en cuenta el tamaño de la pieza y la necesidad de ayudantes.

Cuando se utiliza una fórmula estándar para un láser, solo se requiere un estimador de costos para ingresar el espesor del material, el tipo de material, las pulgadas totales de corte y la cantidad de perforaciones. La fórmula luego proporcionará el tiempo de ejecución estimado.

Las fórmulas exactas pueden variar según la operación y pueden evolucionar con el tiempo. Por ejemplo, una fórmula para el corte por láser podría comenzar con (pulgadas lineales de corte/velocidad de corte en IPM) + (número de perforaciones × tiempo de perforación/60). Luego, los estimadores multiplicarían el resultado con las tarifas de taller por hora del departamento para la mano de obra directa y los gastos generales. A medida que evoluciona la cotización, se pueden agregar otras variables a la fórmula, como el tiempo de extracción de la pieza, si la operación está automatizada o involucra a un ayudante que martilla una pieza gruesa de un esqueleto. Es posible que una hoja cortada en una mesa de descarga no ocupe los recursos de la máquina, pero aun así hay costos de mano de obra asociados con la eliminación y organización de esas piezas y, dependiendo de la operación, es posible que un perito desee contabilizarlos.

Los tiempos de configuración generalmente están estandarizados por el departamento de producción y la mayoría se basan en tiempos predeterminados, a menos que haya una pieza demasiado compleja o simple. Los estimadores generalmente dividen el tiempo de configuración por la cantidad y lo multiplican por la tarifa por hora del departamento (aunque la tarifa de taller de mano de obra directa puede ser más alta, según el personal de configuración involucrado). Cuanto más corta sea la configuración, más competitivo puede ser un taller en tiradas de poca cantidad.

La idea es obtener el tiempo estimado lo más cerca posible del tiempo real, una hazaña que (como veremos pronto) hace que toda la operación sea más flexible y competitiva (ver Figura 2). Y cuando utiliza un sistema ERP en lugar de las hojas de cálculo tradicionales, puede mantener todas las tarifas de mano de obra y gastos generales, así como las fórmulas estándar en un solo lugar, lo que facilita las actualizaciones y el acceso de todos los estimadores.

Real contra estimado

Poder comparar el tiempo y los costos reales durante la producción con la estimación original le permite evaluar el desempeño de los empleados, la validez de las fórmulas estándar, la utilización de materiales y la absorción de gastos generales. Cuando vea una variación, puede ajustar el precio según sea necesario para futuros pedidos.

Al rastrear y comparar el tiempo de mano de obra directa real con el estimado para cada operación, usted evalúa la precisión de la estimación y la eficiencia de los empleados. El tiempo de mano de obra más largo que el estimado podría indicar un problema, como un exceso de piezas de desecho y reelaboración. Las instrucciones de trabajo pueden ser vagas, los empleados pueden necesitar más capacitación o la estimación (incluida la fórmula estándar en la que se basa) puede ser simplemente inexacta. Si los empleados se desempeñaron de manera eficiente y la operación transcurrió sin problemas, es posible que deba volver a evaluar la fórmula estándar y ajustarla según sea necesario.

Luego viene la utilización de materiales. ¿El rendimiento real fue mayor o menor que el estimado? Evalúe la variación, determine la causa y ajuste según sea necesario para cotizaciones futuras.

Las comparaciones reales contra las estimadas también afectan la absorción de gastos generales. Si un trabajo lleva menos tiempo del estimado, absorbe menos gastos generales y obtiene mayores ganancias. Por el contrario, si tomó más tiempo de lo esperado, absorbe más gastos generales y pone en riesgo las ganancias.

Evalúe las tasas de gastos generales trimestralmente y asegúrese de que incorporen los cambios en la utilización del equipo, las horas reales utilizadas y los gastos reales incurridos. El hecho de monitorear y ajustar continuamente las tasas de gastos generales ayuda a asegurarse de no absorber estos costos de manera insuficiente o excesiva.

La comparación real contra la estimada le permite refinar continuamente las tasas, los tiempos y las fórmulas que usan los estimadores. En pocas palabras, la cotización precisa lo ayuda a mantener ganancias constantes.

En entornos altamente competitivos o durante tiempos de recesión económica, conocer los costos precisos le permite comprender hasta dónde puede reducir los precios para mantener las luces encendidas sin perder dinero. Esto puede significar la diferencia entre mantener a los empleados capacitados o enfrentarse a difíciles reducciones de personal.

Digamos que su empresa ha alcanzado su capacidad productiva. Si conoce los costos precisos y las ganancias producidas por un trabajo, puede reevaluar los precios de los artículos de menor margen y aumentar los precios de venta en consecuencia.

La capacidad de estimar el costo de producción con precisión puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso en el panorama competitivo de fabricación actual. Estimar el costo de un trabajo o servicio requiere comprensión total de la pieza, su historial de producción, el tiempo requerido para producirla y los costos asociados de mano de obra y materiales.

La identificación precisa de los costos asociados garantiza que cada orden de producción se adhiera al modelo comercial de la empresa y al margen deseado. Durante décadas, la fabricación ha sobrevivido utilizando conocimientos tribales, lápiz y papel, hojas de cálculo y documentos impresos para cotizar negocios. Estos métodos lentos y arcaicos pueden haber funcionado en el pasado, pero no lo harán en el futuro. Aquí, las plataformas de software modernas están jugando un papel cada vez más crítico, ayudando a los talleres a optimizar el cálculo del costo y la estimación del trabajo. Esto ayuda a mantener las ganancias constantes y, en última instancia, hace que un fabricante sea más competitivo a medida que navega por el panorama económico en constante cambio.